80% wysłanych ofert wymaga nawet 5 kontaktów, aby móc zakończyć je sprzedażą
Czy masz wrażenie, że Twoja praca jako sprzedawcy ciągle kręci się w kółko, nie przynosząc zadowalających efektów?
Weźmy na przykład pod uwagę obszar przygotowywania ofert.
Być może jesteś w dobrej sytuacji, kiedy to codziennie masz ich do sporządzenia 10, jednak sprzedażą kończy się zaledwie 1. W rezultacie, w ciągu kilku dni udało Ci się wysłać kilkadziesiąt ofert, z których wyniknęło kilka sprzedaży. Twoja praca staje się zatem bardziej pracochłonna, ponieważ musisz na bieżąco śledzić status wysłanych ofert.
Owa pracochłonność może urosnąć do bardzo wysokiego poziomu, gdyż 80% wysłanych przez Ciebie emaili, będziemy wymagać 5 ponownych kontaktów z potencjalnym Klientem, aby z powodzeniem zamknąć daną transakcję sprzedaży.
Bez odpowiedniej automatyzacji wykonywanych zadań, trudno jest Ci śledzić ich aktualny status, ponieważ fizycznie brakuje Ci na to czasu. Przez to duża część Twojej pracy znika bezpowrotnie, tracąc osiągnięte na danym etapie rezultaty.
W jaki sposób możesz zwiększyć efektywność tego rodzaju działań?
Niezwykle pomocne może się okazać dla Ciebie rozwiązanie, które pozwala na zbieranie informacji o statusie oferty. Chodzi tutaj o czynności Klienta, które są wobec niej podejmowane.
Weźmy pod uwagę następujący scenariusz, w którym Twoja firma sprzedaje przestrzeń konferencyjną w swoim hotelu:
1. Otrzymujesz od klienta zapytanie z prośbą o przesłanie mu oferty. Wiadomość dotyczy rezerwacji sali konferencyjnej wraz z noclegiem, dla grupy menadżerów.
2. Posiadasz odpowiednie zaplecze przygotowanych wcześniej ofert oraz treści korespondencji, którą możesz przesyłać do danej grupy Klientów. Na przygotowanie oferty nie poświęcasz zatem dodatkowych nakładów czasowych.
3. Przygotowaną ofertę wysyłasz do katalogu dokumentów, utworzonego na te potrzeby w Internecie – pozwala to na łatwe wygenerowanie właściwego linku oraz podłączenie odpowiedniej statystyki. Będzie ona zawierała informacje ta temat czasu otwarcia wiadomości oraz osoby, która tego dokonała. Zyskujesz dzięki temu podstawowe dane o Kliencie (wraz z jego imieniem i nazwiskiem).
4. Gotowe szablony emaili oraz ofert są stale dostępne w Twoim programie do obsługi poczty. Tworząc zatem wiadomość wystarczy wybrać odpowiedni szablon, np. „Nasza oferta sal konferencyjnych”, a następnie go spersonalizować, dodając dane Klienta. Konieczne jest również wygenerowanie linku do dokumentu z ofertą, którą utworzyłeś wcześniej w swoim internetowym repozytorium.
5. Kompletną wiadomość wysyłasz do Klienta. A ponieważ masz włączoną opcję śledzenia jej otwarcia, widzisz ile razy dany email został otworzony i czy w ogóle ktoś go przeczytał. Dodatkowo, system automatycznie wygenerował dla Ciebie zadanie, abyś nie zapomniał o kontakcie z tym Klientem.
6. Widzisz, że Twój Klient otworzył emaila ale nie otrzymałeś informacji, że otworzył ofertę. Przewidziałeś wcześniej taki scenariusz, dlatego wysyłasz wiadomość z pytaniem- czy możesz w czymś pomóc. Posiadasz wcześniej przygotowany szablon takiego emaila, więc nie tracisz czasu na jego tworzenie.
7. Twój email przyniósł oczekiwany rezultat. Klient otworzył przygotowaną ofertę, dostajesz bowiem informację, że czytał ją 3 razy, poświęcając na to 15 minut. To duża ilość czasu. Prawdopodobne poważnie zastanawia się nad Twoją ofertą.
8. W tej sytuacji Twój proces sprzedażowy, zakłada kontakt telefoniczny z Klientem. Dzwonisz więc do Niego z propozycją pomocy, polegającą na dokładnym omówieniu otrzymanej oferty. Możesz podczas rozmowy zaproponować dodatkowy rabat, zachęcając go tym samym do zamknięcia transakcji.
9. Rozmowa zakończyła się sukcesem – Klient skorzystał z Twojej oferty.
10. Przyszedł zatem czas na kolejne, wysłane zapytania ofertowe.
11. Nie musisz jednak pisać nowych emaili do osób, które nie otworzyły od Ciebie emaila. Ustawiłeś sobie bowiem automatyczne wysłanie kolejnej wiadomości po 2 dniach w sytuacji, gdy Klient nie otworzył wysłanej poczty. Brałeś po uwagę taką sytuację, dlatego przygotowałeś szablon emaila, odpowiedni w tego typu przypadkach. A ponieważ Twój program pocztowy został rozbudowany o możliwość automatycznego wysyłania ponownego emaila, gdy ktoś w ciągu kilku dni go nie otworzy- nie tracisz dodatkowego czasu na pisanie ponownych wiadomości do osób, które nie otwierają Twojej korespondencji.
12. Gdy dany Klient otworzy Twojego emaila – automatyczne dostaniesz powiadomienie, w postaci przypisanego do Ciebie zadania. Przypomni Ci ono o konieczności kontaktu z Klientem, w celu udzielenia mu pomocy dotyczącej oferty. Powiadomienia tego rodzaju dostajesz automatycznie, nie tracisz zatem czasu na bieżące koordynowanie zadań.
Zbierając wartościowy dla Ciebie informacje, którym przydzielane są określone rodzaje zadań
– wzrasta Twoja codzienna efektywność sprzedawcy. Zyskujesz dzięki temu dodatkowy, cenny czas, który możesz poświęcić na poszerzanie katalogu potencjalnych Klientów
Chcesz zobaczyć jak prezentowane rozwiązanie może być w praktyce zastosowane w Twojej firmie?
Wiedza o statusie oferty nie tylko automatyzuje proces sprzedaży- zwiększa także jego skuteczność
Dzięki gromadzeniu wiedzy o tym, co dzieje się z otrzymanymi przez Klientów ofertami- możesz lepiej zarządzać procesem sprzedaży:
1. Działaniem priorytetowym jest śledzenie aktywności Klientów, którzy otworzyli Twoją ofertę. Kontaktując się z Nimi istnieje duże prawdopodobieństwo, że transakcja zakończy się sukcesem.
2. Automatyzujesz zadania nadzorowania aktywności Klientów, którzy nie otworzyli Twojej oferty. Możesz tu zastosować praktyczne narzędzia automatyzacji, takie jak follow-up. Pozwolą one automatycznie wysłać emaila do Klienta, który nie otworzył poprzedniej wiadomości. Tym samym nie musisz ręcznie monitorować działań tego Klienta.
3. Wszystkie informacje o tym, co robi dany Klient są zebrane w jednym miejscu – aplikacji CRM, która automatycznie zbiera dla Ciebie tego rodzaju dane.
Takie rozwiązania należą do ogólnie dostępnych, nie zależnie od wielkości zespołu sprzedażowego.
Jak się to dzieje? W jaki sposób budować wiedzę o statusie Twoich ofert?
W Businessweb jesteśmy certyfikowanym partnerem HubSpot, firmy dostarczającą wiodące rozwiązania z zakresu Inboud Marketingu oraz procesu sprzedaży. Opisywany wcześniej scenariusz możesz z powodzeniem zrealizować, korzystając z rozwiązania HubSpot Sales Hub. Jak wygląda ono w praktyce?
Jedno miejsce, stworzone z myślą o Twoich wszystkich dokumentach sprzedażowych
Stwórz jedną bibliotekę dokumentów, dostępną dla całego Twojego zespołu sprzedaży
Pozwoli to ograniczyć czas, poświęcany wcześniej na sprawdzenie, co się dzieje z Twoimi ofertami i innymi dokumentami sprzedażowymi. Tworzysz jedno miejsce, które posiada najbardziej aktualne wersje dokumentów, przeznaczonych dla całego twojego zespołu. Wybierasz dokumenty, które chcesz wysłać Klientowi bezpośrednio z poczty Gmail lub Outlooka. Uzyskujesz pełną informację o tym, czy są one czytane i ile czasu poświęca na nie Klient.
Otrzymujesz natychmiastową informację o tym, że Klient czyta Twój dokument
Podejmujesz działanie w momencie, kiedy dostajesz informacje o czytanym dokumencie. Kiedy zaś Klient otworzy Twój dokument, dostaniesz natychmiastową informację na ten temat. Również wtedy, gdy prześle je innym osobom. Posiadając taką informację, możesz podjąć odpowiednie działania sprzedażowe, dopasowując je do konkretnej sytuacji.
Wyodrębnisz dokumenty, które pomagają zdobywać nowych Klientów
Otrzymasz informacje o tym, które z dokumentów są najbardziej skuteczne w zakresie pozyskania kolejnych Klientów. Zobaczysz, jak często są wykorzystywane przez Twój zespół i jak potencjalni Klienci na nie reagują. Mając wiedzę o tym, jak poszczególne dokumenty wpływają na sprzedaż, masz możliwość wprowadzenia zmian do procesu sprzedażowego. Możesz zatem uczynić Twój zespół sprzedażowy- bardziej efektywnym, niż kiedykolwiek wcześniej.
