Mariusz Gliński 15 min

    CRM dla biur nieruchomości – jak pomaga w zarządzaniu klientami

    Wolisz słuchać niż czytać? Odtwórz poniżej 👌


    Branża real estate to nie tylko sprzedaż i wynajem nieruchomości, ale także doradztwo, wyceny i zarządzanie. Aby skutecznie pozyskiwać klientów i budować relacje z nimi, firmy z branży nieruchomości potrzebują CRM, które umożliwią im efektywne zarządzanie procesem sprzedaży, marketingu i obsługi klienta.

    HubSpot to narzędzie, które pomaga w prowadzeniu kampanii marketingowych, analizowaniu danych, automatyzacji procesów sprzedażowych i zarządzaniu relacjami z klientami. Wszystko to pozwala na zwiększenie sprzedaży i zysków firmy. A jak taki CRM dla biura nieruchomości sprawdza się w praktyce?

    Firmy działające w branży nieruchomości mogą korzystać z CRM HubSpot na wielu obszarach swojego działania. Kluczowym elementem infrastruktury, w jakiej występuje w procesach sprzedaży i marketingu są lokale, budynki oraz inne rodzaje nieruchomości.

    Konieczne jest więc zbudowanie takich procesów sprzedaży, marketingu oraz obsługi klienta, które organizują pracę wszystkich zespołów, nie tylko wokół potrzeb danego klienta, ale również przy określonych nieruchomościach, którymi jest zainteresowany.

    📌 HubSpot CRM dla biura nieruchomości umożliwia zbudowanie bazy danych oraz powiązanie ich z określonymi klientami firmami czy lokalizacjami.

    Dodatkowo HubSpot CMS pozwala na wyświetlanie danych zgromadzonych w HubSpot CRM na stronie internetowej, tak aby klienci zainteresowani ofertą danej nieruchomości mogli ją na tej stronie wyszukać, zobaczyć prezentację oraz skontaktować się z działem sprzedaży w celu umówienia się na obejrzenie na żywo i zakupu nieruchomości.

    Ponieważ wszystkie procesy marketingu, sprzedaży oraz obsługi klienta znajdują się w jednym systemie, firmy z branży nieruchomości otrzymują rozwiązanie, które umożliwia im zarządzanie całą relacją z klientem.

    Dodatkową wielką zaletą HubSpot jego łatwość integracji z systemami zewnętrznymi do zarządzania danymi nieruchomościami, weryfikacji zdolności kredytowej klientów, czy interfejsów SMS. 

    Co więcej, nie ma tutaj opłaty za przetrzymywane w systemie danych, ponieważ model licencyjnych HubSpot obsługuje liczbę kontaktów i pracowników pracujących na systemie. Tak, więc jeżeli masz firmę, w której rośnie liczba budynków oraz lokali, którymi zarządzasz, nie będą rosły koszty, związane z rozwojem infrastruktury.

    W trakcie realizacji prac dla branży nieruchomości zbudowaliśmy w BusinessWeb kompletny system zarządzania lokalami w zakresie najmu instytucjonalnego obejmującego procesy sprzedaży, marketingu i obsługi oraz prezentacji oferty na stronie WWW.

     

    CRM nieruchomości - umów się na prezentacje

     

    Procesy sprzedaży i obsługi klienta w CRM dla biura nieruchomości


    Zarządzanie sprzedażą lokali

    W procesach związanych ze sprzedażą lokali kluczowe jest powiązanie oferty z zainteresowaniem konkretnych klientów.

    Dzięki integracji strony WWW z systemem HubSpot, klienci, którzy zainteresowani są wynajmem danego lokalu, są automatycznie przypisywani do odpowiedniego sprzedawcy w systemie CRM.

    Ponadto, dzięki temu, że strona WWW jest podpięta pod HubSpot CRM, sprzedawca otrzymuje informacje dotyczące konkretnych lokali, które zainteresowały klienta oraz o tym, co jeszcze przeglądał na stronie.

    Dział sprzedaży ma także możliwość automatyzacji tych działań i śledzenie aktywności klientów na stronie internetowej. Dzięki temu możne dowiedzieć się, czy dany klient ponownie odwiedza stronę i jak bardzo jest zainteresowany ofertą nieruchomości. Dzięki takim działaniom handlowiec jest w stanie dokładniej dopasować ofertę do potrzeb klienta i zapewnić bardziej efektywną sprzedaż.

    Prowadząc działania sprzedażowe na HubSpot można również zarządzać całym lejkiem sprzedażowym od ofertowania, negocjacji po zamykanie transakcji. Sprzedawca może raportować pracę i aktualizować statusu lokali. Ma również informacje, jakie lokale są w procesie sprzedażowym, a które mają mniejsze zainteresowanie i być może warto na nich skupić dodatkowe działania marketingowe.

    W ramach wdrożeń HubSpot w branży nieruchomości skonfigurowaliśmy pełny proces sprzedaży lokali w zakresie przetrzymywania danych w bazie i prezentacji ich klientom na stronie WWW.

     

    Zarządzanie wynajmem lokali w CRM

    Proces wynajmu lokali jest podobny do procesu sprzedaży – mamy lokal do wynajęcia i poszukujemy klienta, który jest zainteresowany jego wynajmem. W przypadku wynajmu instytucjonalnego proces jest bardziej skomplikowany, ponieważ instytucja wynajmuje dziesiątki lub setki lokali dla klientów. W takiej sytuacji musimy przeprowadzić dodatkowe procesy, takie jak sprawdzenie zdolności kredytowej wynajmującego w BIK.

    W BusinessWeb realizowaliśmy projekty w zakresie wynajmu instytucjonalnego i w tym celu zintegrowaliśmy HubSpot CRM do sprzedaży nieruchomości z BIK, aby przeprowadzać automatyczny scoring klientów pod kątem możliwości najmu lokalu.

     

    Obsługa najmu

    W dzisiejszych czasach kluczowym aspektem w branży wynajmu lokali jest zapewnienie szybkiej i sprawnej obsługi klientów. Aby sprostać temu wyzwaniu, firmy potrzebują skutecznych narzędzi, umożliwiających łatwe zgłaszanie problemów, usterki czy awarie.

    📌 HubSpot Service Hub jest idealnym rozwiązaniem dla takich firm, ponieważ umożliwia klientom budowanie portalu serwisowego, poprzez który można kontaktować się z firmą w celu zgłoszenia problemów.

    HubSpot umożliwia zgłoszenie problemów za pomocą maila formularzy kontaktowych Facebook Messengera czy WhatsAppa. Tak więc mamy wiele możliwości i budowania kanałów obsługi klienta.

    Dzięki zastosowaniu CRM HubSpot zgłoszenia są automatycznie łączone z danym lokalem oraz klientem, co umożliwia dokładną analizę usterki w danym lokalu lub wyposażenia. Dodatkowo, dzięki raportowaniu w HubSpot, możemy mieć informacje na temat liczby problemów zgłaszanych przez klientów dotyczących danego typu sprzętu AGD, co pozwala na lepsze zarządzanie wyposażeniem lokali i poprawę jakości usług.

    Co więcej, wykorzystanie HubSpot Marketing Hub umożliwia automatyzację komunikacji marketingowej z klientami. Na przykład, można wykorzystać informacje o zużyciu prądu i wody w lokalach, aby włączyć najemców do kampanii informacyjnej na temat oszczędzania tych zasobów.

    Automatyzacja pozwala również na przypominanie o nadchodzących płatnościach oraz wysyłanie informacji o zaległych płatnościach. Dzięki temu możliwe jest budowanie procesów związanych z obsługą płatności klientów. Oczywiście, wymaga to integracji systemów księgowych z HubSpot CRM dla nieruchomości, aby te informacje były przekazywane do platformy, a następnie wykorzystywane do automatyzacji komunikacji z klientami.

    Onboarding klientów w CRM dla biur nieruchomości

    Ważnym aspektem sprzedaży i wynajmu lokali jest zapewnienie odpowiedniego procesu onboardingu klientów. Dzięki połączeniu modułów sprzedażowych, marketingowych i serwisowych HubSpot w jednym miejscu, masz możliwość przeprowadzenia klienta przez całościowy proces wprowadzenia go w ofertę.

    Klient, który zgłosił się do firmy w celu wynajmu lub zakupu lokalu, trafia do procesu sprzedażowego. Po potwierdzeniu kupna lub najmu może wejść w procesy onboardingowe na systemie HubSpot Service Hub.

    W tym momencie można uruchomić procesy, które automatycznie informują klienta o: nadchodzących płatnościach za kolejną transzę płatności lub wprowadzają klienta w poznanie najbliższej okolicy – usług dostępnych wokół, porad w zakresie korzystania z lokalu, dystrybucji regulaminów, życzeń świątecznych i wiele więcej.

    Wszystkie te działania przyczyniają się do coraz lepszej obsługi klienta.

    Współpraca działu sprzedaży i obsługi klienta z zespołami wsparcia – księgowości i finansów

    Dział sprzedaży w firmach z branży nieruchomość często nie pracuje nad transakcjami sam. Wymaga wsparcia innych działów jak finansów, księgowości  i szybkiej wymiany z nimi informacji. 

    HubSpot dzięki nielimitowanym darmowym użytkownikom pozwala na dostęp do procesów sprzedaży praktycznie całej organizacji. Inne działy mogą pracować z działami sprzedaży  na danej transakcji, wymieniać informacje, dołączać dokumenty. 

    Automatyzacje HubSpot przekazują zadania, wysyłają maile i notyfikacje do wszystkich osób biorących udział w pracach nad daną transakcją.

    Pracując nad wdrożeniem procesów sprzedaży, pomagaliśmy w integracji procesów sprzedażowych z resztą organizacji, poprzez wskazanie możliwości wymiany informacji, eliminacji pracy na mailach i sprawnego przepływu informacji.

    📌 Praca wszystkich zespołów w organizacji na jedynym systemie HubSpot

    Największą zaletą HubSpot CRM dla branży nieruchomości jest praca całej firmy na jednej platformie. Marketing prowadząc kampanie reklamowe i pozyskując użytkowników, przekazuje ich do działu sprzedaży i obsługi klienta. Wszyscy pracują na tej samej bazie danych, mają dostęp nie tylko do informacji o źródłach pozyskiwanych klientów, ale także o statusie ich ofertowania. A gdy staną się klientami, to również o statusie korzystania z oferty.

    Aplikacja mobilna  – czyli praca w terenie na CRM dla biur nieruchomości  

    Aplikacja mobilna CRM HubSpot jest niezwykle wartościowym narzędziem w procesach sprzedaży i wynajmu nieruchomości. Pozwala ona osobom, które poruszają się w terenie, prezentując lokale, na zbieranie informacji i automatyczną aktualizację statusu działań w systemie CRM.

    📌 Dzięki aplikacji HubSpot w telefonie/tablecie można łatwo oznaczać statusy odbytych wizyt, śledzić ich wyniki i zbierać ankiety dotyczące stopnia zainteresowania danego klienta.

    Wszystkie informacje związane z prowadzonymi transakcjami, takie jak zadania, umówione spotkania czy dane kontaktowe, są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia pracę i pozwala na szybsze podejmowanie decyzji.

    W ten sposób pracownik sprzedaży ma pod ręką wszystkie niezbędne informacje, które umożliwiają mu sprawniejszą i bardziej skuteczną pracę.

     

    Procesy marketingowe

    Charakterystyka procesów marketingowych i wsparcie HubSpot dla działów marketingu w biurze nieruchomości.

    W działaniach marketingowych w branży nieruchomości często korzysta się z promocji lokali na portalach zewnętrznych, takich jak Otodom czy OLX. W tym kontekście istotne jest, aby budować procesy, które pozwolą śledzić skuteczności tych działań.

    📌 Dzięki HubSpot CRM do sprzedaży nieruchomości można tworzyć dedykowane interfejsy do systemów za pomocą API oraz wymieniać dane z portalami zewnętrznymi.

    Dodatkowo, za sprawą funkcji automatyzacji, można korzystać ze specjalnie przygotowanych skrzynek mailowych, które odbierają zapytania z konkretnych źródeł. To z kolei pozwala na traktowanie tych źródeł w sposób bardziej efektywny i budowanie odpowiednich raportów.

    W branżach nieruchomości wspieraliśmy dział marketingu na różnych etapach rozwoju.

    • Dział marketingu nie obsługiwał do tej pory działań online i stał przed stworzeniem określonej strategii. Potrzebował narzędzi, żeby od początku wszystko poukładać i mierzyć. Dodatkowo, ze względu na swoje początki, wsparcie merytoryczne w prowadzeniu działań marketingowych było na wagę złota.

    • Dział marketingu przeprowadził wiele działań online, ale w pewnym momencie stało się jasne, że kluczowe jest lepsze mierzenie efektów tych działań oraz zwiększanie ich skuteczności. Aby poprawić efektywność kontaktów z potencjalnymi klientami, należało podjąć odpowiednie kroki.

    Niezależnie od scenariusza – zadania marketingu w branży nieruchomości koncentrują się nie tylko na pozyskiwaniu nowych klientów, ale także na maksymalnym wykorzystaniu posiadanych danych do tego, aby ponawiać oferty do klientów, proponować dodatkowe usługi, czy też wprowadzać klientów w organizację automatycznymi procesami komunikacji z klientem podczas onboardingu.

    W ramach wdrożeń HubSpot w branży nieruchomości nasze działania koncentrowały się nie tylko na uruchomieniu narzędzia do obsługi prowadzonych działań marketingowych.

     

    Klienci otrzymywali często wsparcie w zakresie:

     

    • Budowy strony WWW prezentującej ofertę

    Dzięki zastosowaniu HubSpot CMS firma była w stanie stworzyć nowoczesną i funkcjonalną stronę internetową prezentującą wynajmowane lokale, których dane były zintegrowane z HubSpot CRM.

    Dzięki temu zapewnione było kompleksowe zarządzanie ofertą lokali, tym samym umożliwiając klientom łatwe dokonywanie rezerwacji oraz zakupu z aktualnymi informacjami zwrotnymi na stronie WWW odnośnie do dostępności ofert. To pozwoliło na wygodne i skuteczne zarządzanie nieruchomościami, co przyczyniło się do zwiększenia konkurencyjności na rynku.

    • Zarządzania bazami kontaktów

    Skuteczne zarządzanie bazą kontaktów stanowi kluczowy element nie tylko w procesach sprzedaży, ale także w przypadku wynajmu nieruchomości, gdzie relacje z klientami utrzymuje się na dłuższy czas.

    Dzięki elementom związanym z onboardingiem klientów, czy systemem wsparcia obsługi sprzedaży, marketing może skutecznie budować wyższą jakość obsługi i komunikacji z klientami.

    W HubSpot łatwo można segmentować dane i przekazywać je do procesów automatyzacji marketingowej, włączając w to wysyłkę maili, SMS-ów i połączeń sprzedażowych, co pozwala na zbudowanie kompleksowego systemu komunikacji z klientami.

    • Zwiększenia efektywności działań marketingowych

    Dzięki wykorzystaniu HubSpot Marketing Hub udało się zwiększyć skuteczność działań marketingowych. Platforma umożliwia kontrolę kampanii reklamowych oraz narzędzia do zwiększenia konwersji odwiedzających stronę internetową na pozyskiwanych leadów. Dzięki temu można w krótkim czasie poprawić wyniki prowadzonych kampanii i zwiększyć ROI działań.

    Szczególne scenariusze, jakie realizowali klienci na HubSpot

     

    • Budowa bazy lokali na wynajem instytucjonalny

    Dzięki wykorzystaniu HubSpot zbudowaliśmy dla klientów kompleksowy system obsługi wynajmu instytucjonalnego, obejmujący: stronę internetową z prezentacją oferty, procesy zarządzania sprzedażą oraz obsługą najmu lokali.

    Stworzyliśmy bazę kilkuset lokali oraz przygotowaliśmy procesy związane z ich sprzedażą i obsługą, zapewniając klientom możliwość samoobsługi w zakresie zgłaszania reklamacji i usterek oraz bieżącej komunikacji z działem obsługi klienta.

    Dodatkowo zapewniliśmy niezbędne integracje związane z weryfikacją i scoringiem klientów w BIK, co umożliwia skuteczne zarządzanie danymi i podjęcie trafnych decyzji biznesowych.

    • Strona WWW z prezentacją nieruchomości

    W ramach działań związanych z prezentacją oferty najmu instytucjonalnego stworzyliśmy dla klienta dedykowaną stronę internetową, która jest w pełni zintegrowana z HubSpot CRM. Dzięki temu firma z branży nieruchomości może zapewnić bieżącą prezentację aktualnej oferty najmu na stronie WWW oraz umożliwić klientom proces rezerwacji i zakupu wynajmu danego lokalu.

    Dane na stronie internetowej zmieniają się automatycznie, w zależności od tego, jak zmienia się dostępność danych lokali w bazie. W ten sposób zapewnia pełną aktualizację i transparentność oferty dla klientów, co przyczynia się do zwiększenia ich zaufania i skłonności do korzystania z usług.

    Dzięki wsparciu BusinessWeb, firmy z branży nieruchomości zauważyły lepsze zarządzanie swoimi działaniami. Używając odpowiedniego systemu CRM, codzienne zadania jak obsługa klientów, sprzedaż czy wynajem stały się prostsze i skuteczniejsze. CRM dla nieruchomości okazał się świetnym narzędziem, które pomogło nie tylko w codziennej pracy, ale także w lepszym zrozumieniu klientów i szybkim dostosowywaniu się do rynku. Nasze case study pokazuje, że dobrze używany HubSpot CRM może naprawdę pomóc w biznesie nieruchomości.

     

    CRM nieruchomości - umów się na prezentacje

     

    avatar

    Mariusz Gliński

    Nadaje kierunek rozwoju w BusinessWeb. Wspiera klientów do doborze najbardziej dopasowanych do potrzeb rozwiązań CRM oraz funkcji platformy HubSpot. Odpowiada za budowę wiedzy i świadomości klientów o rozwiązaniach HubSpot w Polsce.