Integracja HubSpota z Pipedrive pozwala na bardzo szczegółowe doprecyzowanie jakie dane i w jaki sposób chcemy wymieniać między systemami. W ustawieniach migracji danego obiektu w pierwszym kroku decydujemy, czy dane chcemy wymieniać tylko w jedną stronę (HubSpot -> Pipedrive lub odwrotnie, czyli w obie strony).
Custom Mapping w Operations Hub Starter
Następnie, jeśli konto posiada licencję przynajmniej Operations Hub Starter, zyskuje możliwość dodania custom mapping - czyli mapowania własnych pól, poza tymi, które w standardzie wymienia natywna integracja. Jest to kluczowa sprawa, ponieważ te podstawowe pola w 90% przypadków będą niewystarczające do skutecznej migracji. Dzięki temu możemy transferować między systemami wszystkie wartości, które utworzymy w każdym z nich.
Ograniczenia i Procesy w Integracji
W kolejnym kroku możemy ustawić ograniczenia, czyli warunki, jakie muszą być spełnione na danym rekordzie (np. firmie), żeby została ona wysłana do drugiego systemu. Może to być jakiś Etap cyklu życia albo konkretny Pipeline, z którego chcemy transferować dane. Oczywiście możemy też utworzyć nowe pole, które będzie wykorzystane stricte do tego celu.
W tym kroku jesteśmy w stanie również zmapować proces (lub procesy) z Pipedrive na Pipeline transakcyjny w HubSpot. Każdy etap tego procesu może odpowiadać konkretnemu etapowi procesu w HubSpot.
Migrowanie Obiektów i Aktywności
Gdy już ustawimy migrowanie podstawowych obiektów (kontakty, firmy, transakcje), to możemy również ustawić wymianę danych poszczególnych aktywności z nimi powiązanych - czyli np. notatek czy wymienionych maili. Kluczowe jest to, żeby najpierw zmigrować te obiekty, na których takie aktywności się znajdują - czyli najpierw migrujemy kontakty, a potem powiązane z nimi aktywności. Dzięki temu system wie, gdzie te aktywności umieścić.
Problemy i Błędy w Integracji
Oczywiście wszystkie tego typu narzędzia czasami pokazują błędy. W większości wynikają one z różnych zasad, z których korzystają poszczególne narzędzia. Przykładowo w HubSpot adres email jest unikatowy, a w Pipedrive można mieć wiele kontaktów (leadów) z tym samym adresem email. W związku z tym żeby poprawnie zmigrować kontakty do HubSpot, należałoby wcześniej uspójnić je w Pipedrive tak, by każdy unikatowy adres email był powiązany tylko z jednym kontaktem. Warto też pamiętać o tym, że jeśli zmigrujemy jakieś rekordy, a potem ręcznie usuniemy je w jednym z systemów, to integracja potem może mieć problemy z ponownym importem - bo oryginalne rekordy zostały usunięte.
Podsumowanie
Podsumowując, natywna integracja z Pipedrive to bardzo przydatne narzędzie, które może potencjalnie zaoszczędzić masę czasu przy migracji. Wymaga jednak po pierwsze Operations Hub Starter (by wykorzystać pełny potencjał) oraz odpowiedniego przygotowania konta na odbiór informacji. Jeśli mamy w Pipedrive duży bałagan, to zdecydowanie lepiej jest go posprzątać przed włączeniem integracji, niż robić to gdy już dane zostaną wymienione między systemami (i potencjalnie już pojawiły się błędy).
