Grzegorz Kuszpit 5 min

    CRM HubSpot – efektywne zarządzanie projektami sprzedażowymi w Software House – case study

    Wolisz słuchać niż czytać? Odtwórz poniżej 👌


    Branża usług IT to obecnie jeden z kluczowych i dynamicznie rozwijających się sektorów na rynku. Każdego roku powstaje coraz więcej firm zajmujących się tworzeniem oprogramowania i obsługą procesów informatycznych.

    Każda firma tego typu musi zmierzyć się z szeregiem specyficznych wyzwań w procesie sprzedaży.

    • Brak dostępności informacji na temat deweloperów.
    • Nieuporządkowany system przydzielania deweloperów i PM do projektów.
    • Brak płynnej komunikacji między project manager a działem sprzedaży i deweloperem.
    • Niedostateczna wiedza na temat projektu w procesie sprzedaży.

    Istnieje wiele systemów CRM na rynku, które umożliwiają efektywne zarządzanie sprzedażą, ale często nie są wystarczająco elastyczne, aby umożliwiały wygodne zarządzanie procesami w specyficznych branżach.

    W przypadku firm typu Software House szczególnym aspektem procesu sprzedażowego jest potrzeba zaangażowania odpowiedniego dewelopera do konkretnego projektu. Przy wyborze odpowiedniego dewelopera nasz sprzedawca musi kierować się takimi kryteriami jak:

    • Znajomość języków programowania.
    • Dostępność czasowa dewelopera.
    • Znajomość języka angielskiego.
    • Doświadczenie dewelopera w podobnych projektach.

    W przypadku większych projektów dodatkowym wyzwaniem jest przydzielenie odpowiedniego project manager do projektu.

    Samo to zadanie może przysporzyć sporo trudności, ponieważ informacje (o ile w ogóle są dostępne) występują rozproszone po różnych narzędziach i osobach w firmie. W rezultacie, przed założeniem szansy sprzedaży w systemie CRM, nasz sprzedawca musi przeprowadzić szereg telefonów i wysłać kilka maili, żeby wykonać podstawowe czynności administracyjne, które pozwolą mu kontynuować pracę.

    HubSpot Sales Hub może znacznie ułatwić to zadanie.

    Jak HubSpot pomaga w zarządzaniu projektami w pipeline?

    HubSpot umożliwia tworzenie własnych obiektów, które można dowolnie zarządzać, co pozwala na swobodne łączenie osób w ramach projektów. 

    📌 Przykład:

    Do projektu, nad którym pracujemy, możemy dołączyć dostępnego dewelopera, odpowiedniego PM, klienta i firmę, dla której wykonujemy usługę.

    Takie rozwiązanie zapewnia przejrzystość procesu i umożliwia kontrolowanie ilości projektów, które chcemy pozyskać dla jednego dewelopera. Dzięki temu możemy lepiej rozłożyć wysiłek w pozyskiwaniu odpowiednich projektów, mając pełny obraz tego, jakich deweloperów i w jakim języku negocjujemy projekty.


    W HubSpot możemy projektować pola i sekcje z potrzebnymi informacjami dotyczącymi klientów, projektów oraz zasobów ludzkich w naszej firmie. Możemy dowolnie definiować pola, w których zbieramy informacje dotyczące wymagań klienta odnośnie do projektu, jak również pola umożliwiające zbieranie danych dotyczących deweloperów zatrudnionych w firmie.


    To rozwiązanie umożliwia również łatwe raportowanie. Możemy mierzyć liczbę szans sprzedaży dla każdego z deweloperów oraz liczbę wygranych projektów, w których brali udział.

    Jak zarządzać dostępnością deweloperów w procesie sprzedaży?

    Dzięki możliwości oddzielenia (za pomocą osobnych obiektów lub powiązań) oraz pełnej elastyczności w tworzeniu pól na kontaktach, możemy znacznie uprościć zarządzanie dostępnością deweloperów.

    Dzięki dostępnym filtrom w HubSpot możemy łatwo tworzyć listy aktualnie dostępnych deweloperów i wybierać tych, którzy mają czas na pracę nad naszym projektem.

    Dzięki zaangażowaniu PM w proces sprzedaży zawsze możemy być na bieżąco w kwestii dostępności naszych deweloperów. Odpowiednie zarządzanie danymi w HubSpot pozwala nam kontrolować, którego dewelopera możemy przypisać do danego projektu.

    Odpowiednie ustawienie pól z informacjami na transakcji pozwala nam również lepiej zarządzać wszystkimi aktualnie prowadzonymi szansami sprzedaży. Dzięki temu będziemy mieli lepszy wgląd w to, co dzieje się obecnie w naszym pipeline.

    Komunikacja – jak uniknąć zgubienia się w gąszczu maili?

    Kolejnym utrapieniem związanym z projektami w sektorze IT jest brak wspólnego miejsca wymiany informacji między działem sprzedaży, PM a deweloperem.

    Podczas gdy na rynku dostępne są różne narzędzia do zarządzania samymi projektami IT , wymiana istotnych danych dotyczących projektów klienta między zespołem sprzedaży a project managerami lub deweloperami jest często pomijana.

    W HubSpot możemy dodawać komentarze, pliki, tworzyć i raportować postęp w wykonywaniu zadań oraz oznaczać użytkowników.

    Dzięki temu wszystkie nasze ustalenia (zarówno z klientem, jak i wewnętrzne) podczas procesu sprzedaży są dostępne dla wszystkich w jednym miejscu. Nie musimy już przeszukiwać dziesiątek maili, aby wrócić do pierwszych informacji zebranych podczas rozmowy wstępnej lub do początkowych ustaleń z klientem.

    Praca sprzedawcy w firmie typu software house nie należy do najłatwiejszych – musimy się mocno wysilić, aby dobrać odpowiedniego dewelopera i skonsolidować wszelkie szczegóły z project managerem.

    ❗ Zła komunikacja wewnętrzna i rozproszenie danych często prowadzą do utraty całego projektu oraz klienta.

    Dzięki wykorzystaniu możliwości HubSpot CRM możemy zminimalizować te ryzyka oraz gromadzić szczegółowe dane, na przykład o najczęściej stosowanych technologiach w projektach, aktywności poszczególnych deweloperów i sprzedawców.

    Dzięki wykorzystaniu HubSpot proces sprzedaży może stać się znacznie bardziej efektywny i przyjemny.

    New call-to-action

    avatar

    Grzegorz Kuszpit

    Grzegorz posiada ponad 10 lat doświadczenia w pracy w sprzedaży, co w połączeniu ze znajomością pracy na HubSpot, pomaga mu w sprawnym wprowadzaniu naszych klientów w tajniki praktycznego wykorzystania HubSpot CRM/Sales Hub.